آموزش گزارش نویسی با درک مفهوم “پرسش کلیدی” آغاز می‌شود
اگر بخواهید مهارت گزارش نویسی را به درستی درک کنید و بیاموزید، بی‌تردید نقطه‌ی شروع شما آشنایی با مفهوم پرسش کلیدی (یا پرسش پایه) خواهد بود.
پرسش کلیدی را می‌توان سنگ زیربنای تهیه و تنظیم همه‌ی انواع گزارش دانست و بدون آشنایی با آن، هرگز نمی‌توانیم یک گزارش حرفه‌ای تنظیم کنیم.
نخستین نکته‌ای که باید در یادگیری مهارت گزارش نویسی به‌خاطر بسپاریم این است که: هر گزارشی، پاسخ به یک سوال است.
ممکن است این نکته، ساده به نظر بیاید. در حالی که بسیاری از ما در تراکم کارها و فعالیت‌ها و میان گزارش‌های متنوعی که باید تهیه و تنظیم کنیم، آن را به فراموشی می‌سپاریم.
در برخی گزارش‌ها، هم گزارش‌گیرنده به طور مشخص، سوال کلیدی را مشخص کرده و هم گزارش نویس، تمام گزارش خود را حول پاسخ به همان سوال کلیدی، سامان داده است.
در گروهی دیگر از گزارش‌ها، تمام گزارش حول پاسخ به یک سوال مشخص شکل گرفته و از این نظر مشکلی وجود ندارد. مشکل اصلی در آن‌جاست که سوال انتخاب شده، مناسب نیست. این سوال نادرست را ممکن است دریافت‌کننده‌ی گزارش تعیین کرده یا اینکه تنظیم‌کننده بر اساس تجربه و دیدگاه خود، انتخاب کرده باشد.
اما بسیاری از گزارش‌ها در دسته‌ی کاملاً متفاوتی قرار می‌گیرند: این گزارش‌ها صرفاً میکس و مونتاژ حرف‌ها و اخبار و اطلاعات هستند. اما در پاسخ به هیچ سوال و نیاز مشخصی طراحی نشده‌اند. چنین گزارش‌هایی ممکن است از لحاظ شکل ظاهری، حتی از دسته‌های دیگر هم زیباتر و جذاب‌تر (بخوانید: فریبنده‌تر) باشند؛ اما به کار نیایند و صرفاً وقت گزارش‌دهنده و گزارش‌گیرنده را تلف کنند.
دسته‌بندی بالا را می‌توان به شکل زیر نمایش داد:
بی‌توجهی به اهمیت پرسش کلیدی یا ناآگاهی از آن، صرفاً به‌خاطر ضعفِ تهیه‌کننده‌ی گزارش نیست.
حتی برخی از مدیرانی که بر دریافت گزارش تأکید دارند و مدام بر همکاران خود برای تهیه و تنظیم و ارائه‌ی گزارش‌های مختلف فشار می‌آورند، فراموش می‌کنند که به پرسش کلیدی گزارش فکر کنند.
به همین علت، گزارش‌های بسیاری را می‌بینیم که صرفاً آرشیو می‌شوند و هرگز کسی به بازخوانی و مرور آنها نمی‌پردازد.
به همین علت ما در متمم تأکید داریم که اگر آموزش گزارش نویسی و تمرین گزارش نویسی با تأکید بر اهمیت پرسش کلیدی آغاز نشود، معمولاً اثربخشی چندانی نخواهد داشت و نباید از آن انتظار معجزه داشته باشیم.
در ادامه مثال‌هایی از سه دسته گزارش را که در بالا اشاره شد، در موضوعات مختلف می‌بینیم و مرور می‌کنیم:
مجموعه درس‌های گزارش نویسی برای اعضای ویژه متمم در نظر گرفته شده‌اند. با عضویت به عنوان کاربر ویژه‌ی متمم، علاوه بر دسترسی به مطالب با موضوعِ گزارشی نویسی به سایر درس‌هایی هم که به مهارت ارائه و سخنرانی و نیز اسلایدسازی مربوط می‌شوند دسترسی پیدا می‌کنید.
همچنین با فعال کردن اشتراک ویژه به درس‌های بسیار بیشتری دسترسی پیدا می‌کنید که می‌توانید فهرست آنها را در اینجا ببینید:
البته شاید بهتر باشد از میان درس‌ها و مطالب مطرح شده، ابتدا مطالعه‌ی مباحث زیر را در اولویت قرار دهید:
مهارت مذاکره | متقاعد کردن دیگران
تمرین
هر یک از ما در طول روز و هفته و ماه، گزارش‌های مختلفی را می‌بینیم و می‌خوانیم.
از کارنامه فرزندمان تا گزارش فروش ماهیانه شرکت؛ از یک گزارش خبری تا گزارشی تاریخی.
آیا مثالی در ذهن دارید که یک گزارش را خوانده باشید و شما را چندان راضی نکرده باشد؟
اگر چنین تجربه‌ای را دارید، سوال پایه هنگام خواندن گزارش، در ذهن شما چه بوده است؟
به نظرتان گزارش‌نویس سوال پایه‌ی دیگری در ذهن داشته یا اینکه صرفاً مجموعه‌ای از حرف‌ها و توضیحات و اطلاعات را کنار هم گذاشته و ارائه کرده است؟
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مهارت گزارش نویسی به شما پیشنهاد می‌کند:
- گزارش نویسی چیست و چرا به آن نیاز داریم؟ | آموزش گزارش نویسی
- آموزش گزارش نویسی با درک مفهوم “پرسش کلیدی” آغاز می‌شود
- مهارت گزارش نویسی شامل چه چیزهایی است؟
- چگونه گزارش بنویسیم؟ | آشنایی با ساختار گزارش
- انواع گزارش و سبکهای گزارش نویسی (بررسی چهار سبک کلیدی)
- آشنایی با سبک گزارش نویسی توصیفی
- اصول گزارش نویسی تحلیلی | روش تهیه گزارش تحلیلی
- آشنایی با سبک گزارش نویسی نقادانه
- چارچوبی برای تنظیم یک نمونه گزارش تجویزی
- یادداشت برداری – پیش نیاز مهارت گزارش نویسی
- اهمیت ساختار در یادداشت برداری
- طراحی جلد گزارش | بررسی چند نمونه طرح جلد گزارش
- تهیه خلاصه مدیریتی در گزارش نویسی
- روش گردآوری اطلاعات در تهیه گزارش
- مرور ادبیات در تحقیق و گزارش و مقاله چیست و چه جایگاهی دارد؟
- چگونه گزارش پیشرفت کار و پروژه بنویسیم؟
- نکاتی در مورد استفاده از فونت ضخیم (حروف سیاه یا بولد)
برخی از سوالهای متداول درباره متمم (روی هر سوال کلیک کنید)
ثبت‌نام | اطلاعات بیشتر فهرست درس‌های متمم
نویسنده‌ی دیدگاه : هومن کلبادی
با سلام
با توجه به مثال هایی که در پیوست این فایل مطرح شد ، فکر می کنم بخش عمدۀ گزارش هایی که در زندگی روزمرۀ ما و زندگیِ حرفه ایِ ما ، تهیه و ارائه میشه ، از نوع دوم و سوم هست .
اما پاسخ به تمرین :
در محیط کارخانه ، سوالی از واحد فروش پرسیدم که "دلیلِ پایین بودنِ آمارِ فروشِ اتصالاتِ جوشی رو طی یک گزارش به من اعلام کنید"
عنوانِ گزارش :
علل و عواملِ پایین بودنِ آمارِ فروشِ اتصالاتِ جوشی
سوالِ پایه ای که در ذهن من بود :
آیا واحدِ فروش ، اشرافِ کامل بر اوضاعِ بازار ، میزانِ عرضه و تقاضای واقعیِ اتصالاتِ جوشی در بازار ، وضعیتِ رقبا ، مزیت های رقابتیِ احتمالی که میتونه باعثِ افزایشِ سهمِ بازارِ محصولاتِ ما بشه در ذهنشون دارن ؟
آیا تفکری استراتژیک مبنی بر اینکه به کل اون محصولات رو از چرخۀ تولید خارج کنیم و محصولی جدید که موردِ تقاضای بازار هست تولید کنیم ، در ذهنِ اونها هست و میتونن راهکاری ارائه بدن که سوددهی شرکت رو در بلند مدت ، در حوزۀ تولیدِ اتصالات ، بالاتر ببره ؟
گزارشی که ارائه شد :
پرسنلِ واحدِ فروش در تلاشی 24 ساعته ، گزارشی رو از تمامیِ مشکلاتی که در سایرِ واحدها وجود داره و ممکنه در نتیجۀ اون مشکلات ، آمارِ فروشِ اتصالاتِ جوشی پایین اومده باشه رو ارائه کردن . این گزارش شاملِ مواردی مثلِ کم کاریِ کارگرانِ خطِ تولید تا معتاد بودنِ پسرِ انباردار رو شامل میشد !
سوال پایۀ نادرست در ذهنِ گزارش نویس :
حتماً مدیریت میخواد مچِ واحدِ فروش رو بگیره و تعدیلِ نیرو قراره از واحدِ فروش شروع بشه
ممکنه بخوان حقوقِ واحدِ فروش رو کم کنن و دنبالِ بهونه هستن . پس باید تلاش کنیم ، توپ رو بندازیم توی زمینِ قسمت های دیگه تا خودمون ، در امان بمونیم
باز موعدِ تمدیدِ مجوزِ ایزو داره نزدیک میشه و اینا میخوان زونکن هایِ گزارشات و مستندات رو با اطلاعات و گزارش های واحدِ فروش پر کنن